PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN


A.    Pengertian Administrasi Perkantoran
Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :
1.      William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.
2.      George R. Terry
George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
3.      Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :
1.      Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1)      Perencanaan gedung
2)      Tata ruang kantor
3)      Penerangan/cahaya
4)      Ventilasi
5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6)      Anggaran (budgeting) perkantoran
7)      Standar kualitas kerja,
8)      Sistem informasi dan telekomunikasi
b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3)      Kualitas pekerjaan kantor
4)      Pelayanan kantor
5)      Waktu
6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut 
a.      Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :
1)      Faktor keamanan
2)      Faktor lingkungan
3)      Faktor harga
b.      Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan
c.       Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d.      Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e.       Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.


PENERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN



Pengertian Administrasi Perkantoran - Istilah administrasi dalam kepustakaan di luar negeri disebut office management atau manajemen kantor. namun banyak juga ahli ahli dari yang memiliki pendapat yang berbeda namun pada intinya,pengertian yang di kemukaan para ahli adalah sama.
Berikut Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :
Description: C:\Users\asus\Documents\images.jpg1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.
Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.
Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.
Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

ASAL - USUL DESA PENYANGKRINGAN KECAMATAN WELERI KABUPATEN KENDAL

Gambar
Desa Penyangkringan, Kecamatan Weleri, Kabupaten   Kendal, Provinsi Jawa Tengah terdiri dari 60 RT dan 17 RW. Batas - batas wilayahnya terdiri dari, Batas Barat Desa Sambungsari, Batas Timur Desa Penaruban, Batas Utara Desa Sidomukti, dan Batas Utara Desa Nawangsari. Desa Penyangkringan luas wilayahnya 7.7180 Ha. Luas Tanah Desa Penyangkringan ± 10 Hektar, Luas Bangunan ± 8 Hektar, Luas Sawah ± 2 Hektar. Jarak dari Kecamatan ke Desa Penyangkringan ± 2 km, dan jarak dari Kabupaten ke Desa Penyangkringan ± 10 km. Total penduduk Desa Penyangkringan berjumlah 9.903 orang terdiri dari 5.000 warga berjenis kelamin laki - laki, dan 4903 warga berjenis kelamin perempuan. Desa Penyakringan terdiri dari 4 Dusun yaitu Dusun Sekepel, Dusun Kendayaan, Dusun Krajan, dan Dusun Kedonsari. Penyangkringan, jangan berpikir bahwa ini tempat makan atau sejenis warung angkringan ya hehehehe, karena namanya mirip dengan nama tempat makan atau tempat tongkrongan. Penyangkringan merupakan salah satu
Baca selengkapnya

BUAH TANGAN DARI KOTA KENDAL BERIBADAT “KERUPUK GORENG PASIR”

Gambar
Setiap daerah pasti mempunyai makan khasnya masing - masing. Makanan khas ini biasanya dijadikan sebagai oleh - oleh, oleh orang luar kota yang berkunjung ke Kota Kendal. Kerupuk goreng pasir ini biasanya juga disebut dengan kerupuk usek. Di namakan kerupuk goreng pasir karena cara penggorengannya tidak menggunakan minyak goreng seperti kerupuk - kerupuk biasanya, melainkan penggorengannya menggunakan wedi (pasir). Kerupuk goreng pasir mempunyai citra rasa yang gurih dan renyah sehingga cocok dimakan sebagai lauk ataupun cemilan. Kerupuk goreng pasir merupakan bagian dari industri kecil yang ada di kabupaten Kendal. Adapun desa - desa yang memproduksi kerupuk wedi ini antara lain desa Langenharjo, Gemuh Blanten, Karangsuno, dan Sarirejo. Kerupuk ini biasanya di pasarkan di daerah Kaliwungu, namun di daerah lain tetapi masih dalam lingkup Kabupaten Kendal juga ada yang menjual kerupuk goreng pasir ini namun tidak terlalu banyak seperti di daerah Kaliwungu. Kerupuk ini dijual den
Baca selengkapnya

KESENIAN TRADISIONAL SINGO BARONG DARI DAERAH JAWA TENGAH

Gambar
Singo Barong atau biasa disebut dengan barongan merupakan kesenian tradisional yang berasal dari daerah Jawa Tengah. Tidak semua daerah di Jawa Tengah yang masih melestarikan budaya tradisional kesenian singo barong hanya beberapa daerah saja yang masih melestarikan budaya tersebut yaitu daerah Kendal. Daerah lain sebenarnya juga masih ada kesenian singo barong ini namun tidak begitu sering dimainkan seperti didaerah Kendal. Kesenian Singo Barong terdiri dari beberapa kelompok dimana setiap orang sudah memiliki tugasnya masing - masing. Kesenian ini sangat popular di kalangan masyarakat terutama di daerah pedesaan. Di dalam kesenian singo barong dapat tercermin sifatnya dari para anggotanya yaitu adanya sifat kekeluargaan, kekompakan, kesederhanaan, dan keberanian. Singo barong ini dibuat menyerupai singa besar yang menguasai hutan yang sangat angker, dan dia sangat buas. Namun singo barong ini terbuat dari kayu yang dengan dijalankan oleh manusia yang bersembunyi di balik ka
Baca selengkapnya